Die Bewerbungsmappe – Der erste Eindruck zählt

Leider ist es heutzutage keine Seltenheit, dass auf einen ausgeschriebenen Ausbildungsplatz Hunderte, bei großen Firmen sogar tausend oder mehr Bewerbungen eintreffen. Die Bewerbungsunterlagen, egal ob „klassisch“ schriftlich oder elektronisch, werden so zum Schlüsselfaktor jeder erfolgreichen (oder auch erfolglosen) Bewerbung. Denn der erste Eindruck, den Ihre Bewerbung macht, ist nicht mehr zu korrigieren. Zunächst gilt es also, eine ganze Menge formaler Anforderungen zu erfüllen bzw. handwerkliche Fehler zu vermeiden.

Die Optik

Alle Unterlagen gehören in eine Bewerbungsmappe. Es versteht sich von selbst, dass diese Mappe sauber und ohne Eselsohren oder Flecken ist und nur in absoluten Ausnahmefällen ein zweites Mal verwendet wird. Ob Kunststoff oder Karton ist eigentlich egal, auf die Farbe kommt es auch nicht an, allerdings verschmutzen helle Mappen schneller als dunkle und gedeckte Farben wirken seriöser als ein schreiendes Pink. Anschreiben und Lebenslauf werden natürlich auf dem PC (oder notfalls der Schreibmaschine) geschrieben und auf weißem, unliniertem Papier besserer Qualität (mindestens 80 gr/qm, im Bürofachhandel weiß man Bescheid) sauber ausgedruckt. Kopien von Zeugnissen u.a. sollten ebenfalls von guter Qualität sein, kontrastreich und gut lesbar, aber ohne dunkle Schatten, Ränder oder Schlieren. Verwenden Sie unbedingt eine spezielle Bewerbungsmappe – gelochte Unterlagen in einem Schnellhefter fallen durch.

Selbst erstellte Unterlagen wie Anschreiben und Lebenslauf sollten einheitlich gestaltet sein. Linker und rechter Rand je 3 cm, oben und unten je 4 cm sind ein guter Anhalt. Auf dem PC sind jede Menge Schriften – lassen Sie die Finger davon. Die Schrift muss seriös aussehen und gut lesbar sein – mit einer „Arial“ oder „Times New Roman“ sind Sie im grünen Bereich. 11 oder 12 Punkt sind gut lesbare Schriftgrößen, mit der Sie noch genug Informationen auf einer DIN A 4-Seite unterbringen. Bleiben Sie auf jeden Fall bei einer Schriftart und -größe. Wenn Sie etwas betonen oder herausheben wollen, unterstreichen Sie diese Punkte – Finger weg von „fett“, „kursiv“ oder sogar beidem! Viele Textverarbeitungsprogramme wie Word bieten inzwischen auch Gestaltungsmöglichkeiten wie Blocksatz oder zentrierter Satz – das hat in einer Bewerbung nichts verloren. Schreiben Sie normal linksbündig, wie es auch mit einer Schreibmaschine möglich wäre – Sie gestalten schließlich kein Buch und keine Zeitschrift. Und die Schrift ist grundsätzlich schwarz – auch wenn Sie einen Farbdrucker besitzen.

Der Inhalt

„Bitte schicken Sie Ihre vollständigen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer an Herrn Müller, Personalabteilung“ – so oder so ähnlich steht es in den meisten Anzeigen. In Ihre Bewerbungsmappe gehören (mindestens) in folgender Reihenfolge.

Bescheinigungen oder Zertifikate über ergänzende Qualifikationen oder besondere, für die Ausbildung relevante Fähigkeiten gehören nur in die Mappe, wenn sie einen Bezug zur Bewerbung haben – Führerscheine, das Freischwimmerabzeichen oder das Surf-Diplom haben darin nichts verloren. In die Mappe gehören also:

• Anschreiben
• Deckblatt mit Foto
• Lebenslauf
• Kopie des letzten Schulzeugnisses bzw. der letzten Schulzeugnisse
• eventuell Bescheinigungen von Kursen und Praktika

Arbeitsproben machen in der Regel bei der Bewerbung um einen Ausbildungsplatz keinen Sinn. Und: Originale gehören niemals in die Mappe; verwenden Sie immer Kopien!

Formales

Tippfehler, Korrekturen, Rechtschreib- oder Zeichensatzfehler bringen Ihnen bereits die ersten Minuspunkte! Ihr Absender sollte komplett sein – dazu gehört auch eine Telefonnummer für Rückfragen. Eine Festnetznummer macht immer noch einen seriöseren Eindruck, als nur eine Handynummer anzugeben. Und auch an Ihre eMail-Adresse sollten Sie ein paar Gedanken verschwenden (mehr dazu im Abschnitt „Die elektronische Bewerbung“). Eine falsche oder unvollständige Firmenadresse, Firmierung (GmbH? AG? GmbH & Co. KG?) oder ein fehlender oder falsch geschriebener Ansprechpartner in der Adresse haben schon unzählige Bewerbungsmappen direkt in den Papierkorb gespült – informieren Sie sich im Internet, in Telefonbüchern, fragen Sie telefonisch oder persönlich nach und lassen Sie sich Namen zur Sicherheit buchstabieren. Bekommen Sie gar keinen Ansprechpartner heraus, nehmen Sie, vor allem bei großen Unternehmen, den Zusatz „Personalabteilung“ in der Adresse auf – dann landet Ihre Mappe zumindest nicht beim Fuhrparkleiter oder in der Einkaufsabteilung. Und natürlich verschicken Sie Ihre Unterlagen in einem stabilen Umschlag (mit Papprücken) und ausreichend frankiert (im Zweifel selbst zur Post bringen und wiegen lassen). Den Absender auf dem Umschlag nicht vergessen!

Das Anschreiben

In die Betreffzeile gehört die Kennziffer, das Zeichen oder was auch immer die Firma in der Anzeige (oder Online) angegeben hat. Entweder, um einfach die Zuordnung der Bewerbung in einem großen Betrieb mit vielen offenen Stellen zu erleichtern oder um die Resonanz einer Anzeige in mehreren Zeitungen zu überprüfen. Dazu der Hinweis „Bewerbung um einen Ausbildungsplatz zum …“. Bei Anzeigen ohne Kennziffer geben Sie im Betreff an, wo und wann Sie die Anzeige gelesen haben („Ihre Anzeige in JOB & CHANCEN Frühjahr 2016“). Als Anrede gibt es eigentlich keine Alternative zu „Sehr geehrter Herr…“ bzw. „Sehr geehrte Frau…“. Nur wenn Sie keinen direkten Ansprechpartner in Erfahrung bringen konnten, muss eben „Sehr geehrte Damen und Herren“ genügen.

Was dann folgt, ist im wahrsten Sinne des Wortes, Ihre BEWERBUNG. Also werben Sie für sich! Beginnen Sie mit „Ich bewerbe mich um…“ – nicht „Ich möchte / könnte / würde mich gern bewerben…“ (mehr dazu weiter unten). Erklären Sie, warum gerade diese Anzeige Sie angesprochen hat, warum gerade dieser Ausbildungsberuf Sie besonders interessiert, warum Sie Ihr Berufsleben ausgerechnet bei diesem Betrieb beginnen möchten. Dazu sollten Sie natürlich möglichst viel über das Unternehmen und seine Produkte oder Angebote ­wissen. Also: Freunde, Bekannte, Verwandte, Lehrer ausfragen, im Verein umhören, im Internet surfen… machen Sie sich schlau. Sie müssen im Anschreiben klarmachen, warum Sie die genau passenden Interessen, Fähigkeiten und die Begeisterung bieten, die Sie von möglichst allen anderen Wettbewerbern um diese Stelle unterscheidet. Beenden Sie Ihr Anschreiben mit einer positiven Aussage – „Über ein persönliches Gespräch mit Ihnen würde ich mich sehr freuen.“ ist freundlich und aktiv formuliert und macht klar, dass Sie von sich und Ihren Fähigkeiten überzeugt sind und hoffen, dass es weitergeht. Übrigens: Auch wenn ein Unternehmen vielleicht zwei oder mehr Ausbildungsberufe anbietet, für die Sie sich interessieren – Sie bewerben sich um eine Stelle. Notfalls müssen Sie für eine Alternative eben eine zweite Bewerbungsmappe schicken.

Unter die Grußformel („Mit freundlichem Gruß / Mit freundlichen Grüßen“; nicht: „Hochachtungsvoll“) gehört dann noch Ihre Unterschrift – nicht abgekürzt, nicht übertrieben dynamisch oder künstlerisch (Sie unterschreiben einen Brief und signieren kein Gemälde!). Verwenden Sie einen blauen oder schwarzen Stift (am besten einen Füller) – rot nutzen Buchhalter für die bekannten roten Zahlen. Und das Datum ist natürlich aktuell – spätestens am nächsten Tag werden die Unterlagen abgeschickt. Aber lassen Sie vorher noch jemand kritisch Korrektur lesen – vier Augen sehen mehr als zwei! Und machen Sie sich einen Satz Kopien der gesamten Unterlagen – damit Sie später noch wissen, wo Sie sich wie beworben haben.

Ehrlich währt am längsten

Klar, Sie befinden sich in einer Konkurrenzsituation. Sie stehen unter Druck. Und Sie wollen alles richtig machen. Aber für die schriftliche Bewerbung gelten die gleichen Grundsätze wie später im Vorstellungsgespräch: Bleiben Sie ehrlich! Natürlich ist die Versuchung groß, die eigenen Fähigkeiten oder Kenntnisse etwas „aufzuhübschen“. Das kommt früher oder später ans Tageslicht – gehen Sie einfach davon aus, dass alle Ihre Angaben überprüft werden, bevor Sie einen Vertrag bekommen. Bleiben Sie authentisch! Es hilft Ihnen nicht, wenn Sie sich in Ihrer Bewerbung in den leuchtendsten Farben als (zukünftigen) besten Verkäufer der Welt darstellen und sich tatsächlich in Gegenwart fremder Menschen eher unwohl fühlen. Suchen Sie in Ihrem „Profil“ (das Sie ja hoffentlich erstellt haben) nach anderen Fähigkeiten, die Sie anführen können.

Seien Sie relevant! Wenn Hobbies, Interessen und Fähigkeiten absolut nichts mit der angestrebten Ausbildung zu tun haben, dann haben Sie in Ihrer Bewerbung auch nichts zu suchen. Wer seine Freizeit mit der Playstation verbringt, sollte dies besser verschweigen. Seien Sie ­interessant! Was können Sie, was andere nicht können? Wie und wo heben Sie sich ab? Das können auch ­Aktivitäten sein, die auf den ersten Blick nichts mit Ihrer Ausbildung zu tun haben: Sie sind der Kassenwart oder haben eine andere Funktion in einem Verein übernommen? Klasse! Sie können mit Menschen umgehen, Sie können andere überzeugen (denn Sie wurden ja gewählt) und andere vertrauen Ihnen sogar ihr Geld an. Fast alle Engagements lassen sich entsprechend positiv „verpacken“ – egal ob im Verein, in der Kirche, in einer Partei, in der Nachbarschaftshilfe, bei der Freiwilligen Feuerwehr oder bei den Pfadfindern. All dies hebt Sie von den anderen Bewerbern ab. Sie waren für eine gewisse Zeit im Ausland (nicht 14 Tage am Ballermann!)? Prima, Sie haben Ihre Sprachkenntnisse vertieft und interessieren sich für andere Kulturen und Gesellschaften! Sie gehen gern in das Theater oder lesen gern? Auch ok – viele junge Menschen haben daran nämlich gar kein Interesse (mehr). Aber auf die Frage nach dem letzten Buch oder Theaterstück sollten Sie spätestens beim Vorstellungsgespräch vorbereitet sein.

In ist, wer drin ist?

Sie haben ein Profil in einem sozialen Netzwerk oder sogar eine eigene Website? Toll, Sie interessieren sich für das Internet und haben sicher gewisse technische Fähigkeiten, die andere nicht haben. Aber Achtung: SEHR kritisch prüfen, ob der neue Chef (und alle zukünftigen Kollegen und Kolleginnen) Ihr Profil oder Ihre Seite wirklich sehen sollen. Die echt witzigen und womöglich feuchtfröhlichen Fotos oder Videosequenzen der letzten Silvesterfeier können nämlich auch nach hinten losgehen. Dass man der größte Fan von Tokio Hotel ist, bringt einen zumindest nicht weiter; genau so wenig wie eine Seite, die sich ausschließlich um Perserkatzen dreht. Über den Lieblingssportverein kann man schon geteilter Meinung sein. Themen wie Politik oder auch Religion sind in diesem Zusammenhang schlicht tabu. Auf der anderen Seite können auf den ersten Blick rein private Hobbies auf der Website Sie auch entscheidend von anderen Bewerbern abheben: Wer z.B. Formel 1-Fan ist und dieses Thema behandelt, wird nicht nur bei BMW oder Mercedes, sondern auch bei jedem Zulieferer und sogar bei dem einen oder anderen großen Sponsor seinen oder ihren Startplatz im Rennen um einen Ausbildungsplatz deutlich verbessern.

So, jetzt müssen Sie Ihre Überlegungen nur noch kurz und knapp zu Papier bringen (kein Personalverantwortlicher liest gern Romane, wenn eine oder maximal zwei Seiten ausgereicht hätten):

• Formulieren Sie aktiv und positiv.
• Kurze Sätze sind besser als lange.
• Strukturieren und gewichten Sie, was Sie aussagen wollen – und bringen Sie dann einen Gedanken nach dem anderen. Und ein neuer Gedanke, eine neue Aussage oder Information bedeutet auch ein neuer Absatz.
• Vermeiden Sie den Konjunktiv (könnte / würde / dürfte / hätte).
• Seien Sie selbstbewusst! Sie haben ja Fähigkeiten, Sie haben dem Unternehmen etwas zu bieten. Also bitten Sie (gedanklich) – aber betteln Sie nicht.

Und wenn Sie vor dem Verfassen Ihrer Bewerbung eine Minute Ihr Spiegelbild anlächeln, wird der ganze Stil Ihres Briefes gleich optimistischer und freundlicher (das funktioniert tatsächlich!).

Auffallen um jeden Preis?

Seien Sie sehr vorsichtig, was eine vermeintlich kreative Bewerbung angeht. Selbst in eher aufgeschlossenen Unternehmen wie Werbe- oder Eventagenturen reagieren die Personalverantwortlichen zurückhaltend auf Ihrer Meinung nach witzige Formulierungen, völlig überraschende Bewerbungsfotos oder die Idee, die gesamte Bewerbung auf eine Schiefertafel zu gravieren. Sie wollen vor allem über sich informieren, nicht unterhalten oder gar Irritationen auslösen. Eine strukturierte und fehlerfreie Bewerbungsmappe mit direktem Bezug zum Unternehmen bzw. der freien Stelle überzeugt auf jeden Fall mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit als der witzigste Einfall. Und eine schwache Mappe können Sie auch mit der ungewöhnlichsten Verpackung nicht ausgleichen – WERBEN Sie für sich, aber machen Sie keine REKLAME!

Eine Checkliste als PDF zum Download gibt es hier.