Während es beim traditionellen Geschäftsbrief glasklare Regeln gibt, fühlt sich manch einer in der digitalen Kommunikation am Arbeitsplatz gehörig verunsichert. Hier ein paar grundlegende Tipps für den gelungenen schriftlichen Austausch mit Chefs und Kollegen. 

Digitale Kommunikation ist keine regelfreie Zone

Nicht in jeder Branche, in jedem Unternehmen und in allen Situationen gelten die gleichen Regeln für schriftliche Kommunikation. Die E-Mail einer Bank-Mitarbeiterin an Geschäftskunden unterscheidet sich erheblich von Chat-Nachrichten unter Kollegen in einem digital-affinen Start-up. Dennoch: Der Ton macht die Musik und die meisten Menschen wissen es zu schätzen, wenn Sie etwas Zeit und Mühe in Ihre schriftlichen Nachrichten investieren.

Schon bei der Anrede lauert das erste Fettnäpfchen: „Hallo Chef“ oder „Hi“ sind ganz sicher keine geeigneten Formeln für die Kommunikation im Arbeitsalltag. Ob Sie „Sehr geehrte/r…“ oder „Liebe/r…“ verwenden, hängt davon ab, wie gut Sie den Adressaten kennen oder ob Sie schon häufiger Kontakt zu ihm hatten. Die scheinbare Lässigkeit digitaler Kommunikation sollte außerdem keinesfalls dazu verleiten, einfach zu duzen. Beim Abschiedsgruß sind Sie mit „freundlichen Grüßen“ immer auf der sicheren Seite. Erst bei Ihnen näherstehenden und vertrauten Kollegen sind „viele Grüße“ oder „liebe Grüße“ angebracht.

Rechtschreibfehler, Ignoranz gegenüber Groß- und Kleinschreibung und die völlige Abwesenheit von Satzzeichen sind in E-Mails oder Instant Messenger-Nachrichten ebenso fehl am Platz, wie sie es in Briefen schon immer waren. Niemand muss druckreif schreiben – aber sich das eigene Werk vor dem Absenden noch einmal durchzulesen, kann bereits einen Großteil flüchtiger Fehler beheben.

Im Zweifel für die höfliche Variante 

Aus der privaten Kommunikation via WhatsApp, Facebook etc. nicht mehr wegzudenken, im Berufsalltag aber mit Vorsicht zu genießen sind Emojis. Lachende, zwinkernde oder Zunge herausstreckende Smileys haben in geschäftlicher Korrespondenz nichts verloren. Humor ist in E-Mails und anderen Textnachrichten grundsätzlich ein schmaler Grat: Zwischentöne sind schriftlich schwer zu vermitteln und was Sie im Scherz meinen, fasst der Adressat oder die Adressatin vielleicht ganz anders auf. Witze
und Ironie sollten Sie sich also für Kollegen aufheben, die Sie wirklich gut kennen.

Wenn Sie unsicher sind, welche Form eine konkrete Nachricht erfordert: Wählen Sie im Zweifel besser die förmlichere Variante. Lieber ein „Sehr geehrte/r…“ zu viel, als dem Gegenüber durch einen ungewollt saloppen Gruß auf den Schlips zu treten.